O protocolo familiar é um documento que contempla uma série de diretrizes referentes aos valores e ao propósito de uma família. Abarcando regras previamente acordadas, o documento funciona como um importante instrumento de preservação patrimonial capaz de ajudar a família a solidificar o seu legado e a manter a harmonia entre membros.

Afinal, quando falamos de família, estamos falando de relações interpessoais, o que naturalmente envolve diferentes personalidades, opiniões e anseios. Sendo assim, a criação e a aplicação do Protocolo Familiar pode representar um bom recurso para a prevenção e gestão de conflitos.

Na prática, as regras descritas no protocolo familiar vão ajudar os membros da família a entenderem quais são seus direitos e deveres. Assim, será possível contar com o engajamento de todos para realizar a gestão do patrimônio, inclusive disciplinando a família quanto aos usos e consumo dos bens para aprimorar os níveis de proteção.

Como é elaborado o protocolo familiar?

O protocolo é elaborado na esfera familiar, considerando as particularidades da família. É comum contar com o apoio de facilitadores no processo para garantir que os anseios e expectativas de cada familiar sejam entendidos e evidenciados no documento, sejam aspectos pessoais, profissionais ou em relação ao patrimônio familiar.

Nesse contexto, a instituição do Conselho de Família como estrutura de governança é de grande importância. Afinal, é essencial que sejam realizadas reuniões familiares para o debate de questões relevantes e, principalmente, para a tomada de decisões importantes para a família.

Há casos em que somente as primeiras gerações estarão diretamente envolvidas no processo de debate para a elaboração do protocolo familiar. Porém, mesmo que os mais jovens não participem diretamente do processo de criação, é importante que sejam ouvidos para que se possa ter uma melhor compreensão acerca dos direcionamentos e propósitos da família como um todo.

Quando a família opta pela adoção do protocolo familiar, uma série de aspectos devem ser analisados. Por exemplo, há famílias em que as receitas do patrimônio ou da empresa familiar são essenciais para a subsistência, enquanto há outras em que os membros são mais independentes e optam por seguir carreiras apartadas, enquanto o negócio da família representa um acréscimo patrimonial.

Quando se trata de uma família empresária, o protocolo familiar deve ser o primeiro documento a ser debatido, antes mesmo do acordo de sócios. Isso porque no protocolo familiar já são estabelecidos diversos parâmetros e temas que podem ajudar as pessoas a entenderem seus papéis no âmbito da família, da propriedade do patrimônio e da gestão dos negócios.

Seja qual for a realidade da família, o protocolo familiar deve transmitir direcionamentos e regras que estejam alinhados tanto com a dinâmica familiar quanto com as expectativas gerais de gestão e preservação do patrimônio para as gerações vindouras. Conciliar todos estes pontos pode ser um desafio, mas é uma iniciativa importante de planejamento patrimonial.

Que questões devem ser contempladas no protocolo familiar?

Para começar, na esfera dos temas relacionados à família propriamente dita, recomenda-se que o protocolo familiar conte um pouco da história familiar. Registrar a história no documento pode reforçar o legado da família, perpetuando os seus princípios, valores e propósitos.

Ainda no que tange à esfera familiar, podem ser contempladas questões como a recomendação acerca do regime de casamento a ser adotado pelos familiares, a preparação das novas gerações por meio de um programa de educação para sócios e herdeiros, bem como as regras para a devida separação entre família e empresa. Tudo o que for acordado neste âmbito deve ser registrado no protocolo familiar.

Já nos temas relacionados à empresa, é de fundamental importância, tanto para a harmonia familiar quanto para o sucesso nos negócios, que algumas regras sejam previamente definidas. Podem ser determinados, por exemplo, os critérios que serão adotados para que membros da família trabalhem na empresa, qual será a remuneração desses familiares e quais serão as normas de uso de bens e serviços da empresa.

Além disso, outro ponto que se mostra essencial para a prevenção de conflitos é a definição de critérios e planos para diferentes situações, como o reinvestimento e distribuição de lucros entre os sócios familiares, a definição de quais familiares poderão se tornar sócios e em quais ocasiões, a eventual saída de algum membro da sociedade e a base para apuração de haveres. Todas as hipóteses que forem identificadas devem ser discutidas e incluídas no documento.

Alguns pontos deverão ser aprofundados em Acordo de Sócios, mas o protocolo familiar já consolida o entendimento acerca das condições para a entrada de sócios e para o exercício do direito de retirada, quando houver um contexto que não seja exclusivamente societário.

No fim das contas, o protocolo familiar é um facilitador para a comunicação entre os membros da família empresária. O documento dá suporte para regular a sucessão patrimonial e oportuniza a criação de regras para a solução de conflitos entre os herdeiros.

Dicas finais sobre o assunto

É importante ter em mente que o protocolo familiar deve possuir uma linguagem acessível a todos os familiares, que seja de fácil entendimento. Afinal, a intenção é que seja um instrumento ao qual todos possam recorrer como um facilitador das relações familiares e da relação da família com a empresa, quando for o caso.

O protocolo deve ser aplicado na prática pela família, como instrumento de governança, gestão e sucessão. A definição das regras e papéis das pessoas envolvidas possui papel relevante para a harmonia familiar.

Por fim, vale o registro de que o protocolo familiar deve ser revisitado de tempos em tempos, a fim de acompanhar as atualizações na composição da família, como o crescimento de uma nova geração que demande adaptações, e as nuances do próprio mercado. Os alicerces do documento, os valores e princípios nos quais são pautados devem permanecer imutáveis, mas a revisão pela evolução dos negócios é uma boa prática a ser adotada.

Sua família já tem um protocolo familiar estruturado? Se precisar de ajuda para compreender melhor o assunto, você e seus familiares sempre podem contar com os especialistas da SOMMA Multi-family Office.