Diante da necessidade de controlar e monitorar o financeiro de um núcleo familiar ou empresarial, a Gestão de Contas se apresenta como um item essencial para o planejamento financeiro e orçamento familiar. Utilizar seus recursos, especialmente no cenário econômico atual, com redução de receitas e forte apelo a contenção e controle de eficiência dos gastos, se mostra ainda mais fundamental, além de trazer ganhos financeiros significativos.
A Gestão de Contas Family Office oferecida pela SOMMA Multi-Family Office engloba a gestão financeira, controle de vencimento dos documentos pessoais, gerenciamento de seguros veiculares e residenciais, liquidação de pagamentos e transferências, gerenciamento de fluxo de caixa, acompanhamento de liquidez dos investimentos, monitoramento das obrigações contábeis de Holdings e obrigações relacionadas aos imóveis de uso pessoal.
A centralização dos vários serviços financeiros de um núcleo familiar, em uma só área de atuação como a Gestão de Contas, permite ao cliente alcançar uma otimização de seu tempo, além de contar com uma equipe multidisciplinar e altamente preparada para auxiliar em suas dúvidas e demandas.
PROCESSOS INICIAIS DA GESTÃO DE CONTAS FAMILY OFFICE
No primeiro momento realizamos coleta de documentos como: Imposto de Renda, documentos pessoais, apólices de seguros residenciais e veiculares, documentos dos veículos, dados de funcionários, transferências recorrentes e extratos de conta corrente dos últimos 3 a 6 meses.
Após recebermos os documentos e extratos bancários, elaboramos o controle de vencimentos e o relatório preliminar de Gestão de Contas Family Office. Dando, dessa forma, início a identificação e classificação das movimentações recorrentes e esporádicas presentes nos extratos.
O boleto de condomínio, por exemplo, possibilita termos o contato da administradora para solicitar envio mensal dos documentos e verificar valores em aberto; a inscrição imobiliária ou carnê de IPTU permite emitir as guias e realizar uma ampla pesquisa em busca de débitos passados junto às respectivas Prefeituras; documentos de veículos e suas apólices nos fornecem informações de vencimento do seguro e IPVA; documentos pessoais dos membros do núcleo familiar servirá para o mapeamento das renovações entre outros tantos serviços que podem ser realizados quando temos a devida informação.
Após identificadas as principais despesas e receitas, iniciamos contato com fornecedores e prestadores de serviços com o objetivo de centralizar na Gestão de Contas as cobranças.
Embora opcional, o envio de todos estes documentos impacta diretamente na eficiência do serviço de Gestão de Contas. Afim de preservar e garantir o sigilo dos clientes, a SOMMA Investimentos se responsabiliza judicialmente pelas informações, seguindo Código de Ética e Conduta interno afim de preservar nossos clientes e colaboradores, garantindo que não haja indevido uso de informações privilegiadas e conflito de interesses.
TRANSPARÊNCIA E RESPONSABILIDADE
Além da conta exclusiva para as movimentações da Gestão de Contas Family Office, que é mapeada e apresentada no relatório mensal, podemos acrescentar o mapeamento e consolidação em relatório de outras contas bancárias utilizadas exclusivamente pela família. Neste caso, o cliente terá o benefício de obter um mapeamento completo de suas despesas e alertas para eventuais movimentações fora do habitual.
É de fundamental importância revisar e alinhar com o cliente os pontos identificados nas análises, como: pessoal autorizado a solicitar movimentações, fonte de recursos para as transações da Gestão de Contas, dinâmica com funcionários (férias, adiantamentos, vales, dia de pagamento, admissão e demissão), prazo para envio do relatório mensal e canal de comunicação com a equipe de Gestão de Contas Family Office (e-mail, WhatsApp ou ligações telefônicas).
IMPOSTO DE RENDA
Além da controladoria realizada, o serviço de Gestão de Contas pode ser um grande aliado do cliente para facilitar o levantamento de informações em tempos de Declaração de Imposto de Renda. As áreas do Multi-Family Office, em conjunto, realizam um levantamento das informações para encaminhar ao contador ou responsável pela Declaração indicado pelo cliente.
No caso da Gestão de Contas Family Office, realizamos levantamento de informações como: contrato de mútuo, informes de rendimentos das contas correntes, levantamento de compra e/ou venda automóveis e imóveis, notas fiscais dedutíveis, doações de imóveis ou valores monetários, recebimento de aluguéis, pró-labores e dividendos, pagamento de pensão alimentícia, demonstrativos de pagamentos de escolas e aportes em participações societárias ou outro investimento.
A essência da Gestão de Contas do Multi-Family Office é respeitar suas particularidades, ser seu parceiro para o dia a dia e, principalmente, cuidar de seu patrimônio, participando das suas decisões mais importantes e celebrando cada vitória sua como se fosse nossa.
